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La
media giornaliera di mail che si
ricevono ogni giorno è in continuo
aumento. Non è solo colpa dello spam
di vario genere, dai medicinali
miracolosi alle sconosciute "amiche"
ucraine, passando per le catene di
Sant'Antonio: alle missive di
colleghi, amici e parenti si
aggiungono anche le varie
sottoscrizioni più o meno
consapevoli, le newsletter, gli
alert e tanto altro. Malgrado
l’esplosione dei social network (e
dunque di forme alternative di
comunicazione via web) e l’uso mai
in calo degli sms, l’email resta la
spina dorsale - come la definisce il
sito
Business Insider –
della nostra comunicazione digitale,
ancora di più se poi si parla di
lavoro. Chi poi ha un impiego legato
direttamente al Web, la certezza è
di vedere l’esplosione della propria
casella con numeri di posta
elettronica a tre cifre ogni singolo
giorno, weekend compresi.
Il
rischio, fortissimo, è dunque che
molte email vadano perse per
distrazione, cattiva gestione,
semplice raggiungimento del livello
massimo di umana concentrazione.
Business Insider, partendo da un
post sul
forum
dell’American Express sulla
necessità di un’etichetta di
comportamento nelle attività
commerciali svolte in digitale, ha
così pensato di stilare un decalogo
di accorgimenti da adottare perché
la propria email, specie se
lavorativa, non corra il rischio di
essere cestinata frettolosamente.
I
consigli vanno dal senso comune più
banale ad attenzioni invece più
ragionate. Eccoli, tradotti e
riscritti, da stampare e tenere
sulla scrivania:
1 –
Bisogna essere brevi. Ognuno di noi
è molto impegnato e ha poco tempo:
limitatevi ai temi chiave. Stop.
2 –
Usate con intelligenza il campo
“Oggetto”, dev’essere un vero
sommario della email. Descrivete
bene il contenuto, non fate continui
“reply”, evitate di sembrare una
mail di spam.
3 –
Iniziate e finite la mail con “Tu”
(o “Lei”, che in inglese non
esiste). L’idea in ogni caso è di
tenere alta l’attenzione del
destinatario e dunque di rivolgersi
sempre a lui e a cose che lo
riguardano.
4 –
Un solo argomento per email. Molto
semplice, c’è poco da aggiungere:
nell’oggetto descrivete il tema e
attenetevi a quello.
5 –
Fate attenzione ai toni. Anche se le
faccine aiutano (ma non sono certo
professionali), ironia e sarcasmo
possono essere facilmente male
interpretati. Specialmente se poi la
mail viene inoltrata e dunque si
perde ulteriormente il contesto.
6 –
Evitate di mettere troppe persone in
copia. Per coprirsi le spalle da
eventuali accuse future, spesso si
rischia di includere troppa gente
tra i destinatari della email.
Mettete solo gli indirizzi di chi
davvero è interessato all’argomento.
Aggiungo: evitate poi di fare un
“rispondi a tutti” a queste email
mostruose.
7 –
Scrivete correttamente le parole e
fate attenzione alla grammatica. In
inglese succedono
bestialità
fortunatamente sconosciute da noi,
ma anche in italiano spesso capitano
terribili strafalcioni (ops).
8 –
Ricordate che le email di lavoro non
sono private. Dunque non scrivete
mai nulla di inappropriato, volgare,
stupido o che comunque possa mettere
in difficoltà voi o il destinatario.
9 –
Non litigate via email. Alzatevi
dalla sedia e andate di persona dal
collega oppure usate il telefono. Ma
non litigate per iscritto: per
quanto siate abili con la tastiera,
le cose sono solo destinate a
peggiorare.
10
– Attenti ai “threads”. Tra
“rispondi” e “inoltra” spesso si
inviano email con uno strascico
incontrollato. Dove magari ci sono
contenuti e frasi che non vorreste
includere: rileggete il tutto oppure
semplicemente cancellate. E
rivedetevi il consiglio n. 2 e
l’aggiunta al numero 6.
(fonte Corriere della Sera)
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